Срок хранения приказов по личному составу 2018

Сроки хранения кадровых документов в 2018 году для организаций

Срок хранения приказов по личному составу 2018

— Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство — Сроки хранения кадровых документов в организации

Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2004).

Классификация кадровой документации

Вся документация подразделяется на несколько категорий:

Согласно современным нормативам, период хранения документа отсчитывается с момента его формирования. Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет. Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.

Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет.

С какой целью хранится кадровая документация

Сроки хранения кадровых документов в 2018 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.

2017) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.

Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.

Основным критерием для определения срока хранения документации является временной отрезок, в течение которого документ, переданный на хранение, нельзя уничтожать физически.

Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года.

В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.

Период хранения личных дел, которые формируют кадровики на производстве или в учреждении, зависит от многих обстоятельств. В частности, штатное расписание учреждения и график отпусков имеют разный уровень важности. Соответственно, и время хранения их отличается: график отпусков хранится 1 год, а штатное расписание — 5 лет.

Схема сроков хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровых документов в архиве таковы:

  • Табели учета рабочего времени: 5 лет для обычных документов; 75 для потенциально опасных условий труда (статья 586).
  • Списки премированных работников: 5 лет (статья 600).
  • Личные дела сотрудников: 50 (см. выше)/75 лет (статья 656).
  • Анкеты лиц, которым было отказано в приеме на работу: 3 года (статья 663).
  • Командировочные удостоверения: 5 лет (статья 668).
  • Списки пенсионеров: 5 лет (статья 685).
  • Графики отпусков: 1 год (статья 693).
  • Приказы по предприятию или учреждению, касающиеся организации административных или хозяйственных нюансов: 5 лет (статья 19).
  • Приказы руководства по предприятию, регламентирующие административную, профессиональную или производственную деятельность: бессрочно (статья 19).

Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.

Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации

Чаще всего информация утрачивается на тех документах, срок хранения которых измеряется 75 годами. Как правило, причиной порчи документов является человеческий фактор. В отдельных случаях имеют место нештатные ситуации (пожар или подтопление), в результате чего какая-то часть архива утрачивается.

Если учет персональных данных и всей кадровой документации ведется в электронном формате, то восстановление потребует минимальных усилий. Современные технологии позволяют восстанавливать документы быстро и без проблем.

Если же имеет место бумажный формат, что особенно актуально для документов с длительным сроком хранения, созданным десятилетия назад, то испорченные справки и приказы нельзя просто уничтожить. Они обязательно должны быть заменены аналогами.

Если ответственное лицо позволило себе уничтожение какой-то части утраченных документов, его действия квалифицируются как неправомочные и уменьшающие сроки хранения кадровых документов в организации.

Реставрация трудночитаемых списков или приказов, частично утративших данные, должна выполняться вручную.

Восстановление утраченных документов проходит в рамках специальной процедуры, которая включает в себя экспертизу с последующим отражением итогов в акте по предприятию.

Если на предприятии издается приказ об оцифровке архива, то все имеющиеся сведения подлежат переносу в электронный формат. Когда утраченная часть информации восстановлена, испорченные документы можно утилизировать. В каждой компании для этого используются разные способы.

Как правило, первыми отправляются на уничтожение списки отпусков персонала, поскольку срок их хранения измеряется всего двенадцатью месяцами. Серьезным нарушением в организации архива является отсутствие личных дел кого-то из персонала. Причем не имеет значения, о каком количестве отсутствующих личных дел идет речь. Каждое из них оформляется должным образом.

Доукомплектованные личные дела отправляются в архив, согласно правилам хранения кадровых документов в организации. (5 голос., 4,80 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov-v-organizatsii.html

Срок хранения оснований к приказам по личному составу 2018

Срок хранения приказов по личному составу 2018

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Приказы по личному составу: срок хранения

Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4. Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов. Постоянный срок хранения Положение о защите персональных данных п.8 чт.1 ст.


86 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка ч.4 ст. 189 ТК РФ Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) ст. 21 ТК РФ Положение об аттестации Положение о системе обучения ст. 196 ТК РФ, ст.

197 ТК РФ Приказы по основной деятельности Длительное хранение Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ 75 лет Личные карточки работников (Т-2) Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г.

№ 1 75 лет Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 лет Табели учета рабочего времени ч.3 ст.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения.

Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации.
Внимание Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе. И уничтожается она только после закрытия компании.

Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.

И хранятся подобные документы длительное время.

Срок хранения оснований к приказам

10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.
Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

Срок хранения приказов на отпуск

Важно При этом самой удобной и практичной мерой является помещение обоснований в личное дело сотрудника. В таком случае к соответствующему документу в деле прилагается отметка с указанием места хранения обоснования.

Каждое дело формируется по дате и номеру документа. При большом объеме кадровой документации группировка дел должна осуществляться по 250 листов в один том.

При большем количестве следует завести второй том, который будет содержать соответствующую отметку.

При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень. МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА И.В.

Журавлева, научный редактор журнала «Кадровые решения» Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания».

В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока. Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003–2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Источник: http://agnbotulinum.com/srok-hraneniya-osnovanij-k-prikazam-po-lichnomu-sostavu-2018/

Mirzako
Добавить комментарий